Důvěryhodný elektronický dokument je plnohodnotnou náhradou listiny opatřené podpisem a razítkem. Může se jednat například o rozhodnutí, která úřady posílají do datové schránky, ale také faktury, dobropisy, objednávky. A přibývá i smluv, které mají čistě elektronickou podobu. „Elektronický originál poskytuje mnohem větší míru jistoty než listina bez notářského ověření,“ konstatuje manažer služby SecuStamp Pavel Durdil. „U papíru nikdy nemůžete vyloučit, že někdy v budoucnu zpochybní soudní znalec pravost podpisu nebo razítka. Elektronický dokument takový prostor pro zpochybnění neposkytuje. Ovšem jen v případě, že jsou splněny všechny náležitosti požadované legislativou.“
Jak velmi snadno splnit všechny požadavky
Těmito náležitostmi jsou
- Převedení dokumentu do univerzálního formátu PDF
- Připojení zaručeného elektronického podpisu
- Připojení kvalifikovaného časového razítka
Z pohledu uživatele to znamená, že musí dokument převést do správného formátu (PDF), aktivovat podpisový certifikát, připojit elektronický podpis a poté připojit také časové razítko. Jeho partner, který dokument dostává, by měl být schopen zkontrolovat, že jsou náležitosti splněny a případně připojit časové razítko (pokud na dokumentu chybí).
Až do loňského roku to byl poměrně komplikovaný proces vyžadující specializované technické a právní znalosti. Nyní je ale k dispozici zmíněná služba SecuStamp, která pokrývá všechny potřebné funkce a kde stačí na zkontrolování dokumentu nebo na vytvoření elektronického originálu se všemi náležitostmi dvě kliknutí, případně je možné činnost plně automatizovat. Aby důležité dokumenty neztrácely platnost
Zkušenosti s elektronickým podpisem rychle přibývají a mnoho podnikatelů i manažerů už ví, že se nejedná o obrázek podpisu, ale o softwarovou komponentu (kontrolní součet), která prokazuje, kdo dokument podepsal a že od chvíle podpisu nebyla provedena změna. Povědomí o časovém razítku je ovšem výrazně nižší. Přitom právě uchovávání elektronických dokumentů bez časového razítka představuje právní riziko. Pokud totiž autor dokumentu svůj podpis někdy v budoucnu nechá zneplatnit, zpochybní tím všechny elektronické dokumenty, které kdy vytvořil a které nemají časové razítko. Majitelé dokumentů se o tom zpravidla ani nedozví. Až když se pokusí uplatnit nároky, které z dokumentu vyplývají, dozví se, že se z originálu stala neověřená kopie (slovy Jiřího Petery, „elektronický cár papíru“). A protože zaručený elektronický podpis se vystavuje na jeden rok, nejpozději za 12 měsíců od obdržení se něco podobného stane s každým elektronickým dokumentem.
Právě proti tomuto riziku chrání časového razítko – další softwarová komponenta, která umožňuje prokázat, že dokument existoval v určité podobě v určitém čase, a to tak, že čas není odvozen od hodin v počítači autora, ale od atomových hodin v sídle certifikační autority. Časové razítko je tak nezpochybnitelným důkazem, že dokument byl podepsán v době, kdy byl podpis ještě platný.
S Print2PDF a SecuStamp to jde jednoduše
Až do loňského roku byla hlavním problémem časových razítek komplikovanost celé problematiky. Je totiž zapotřebí uzavřít smlouvu s certifikační autoritou, odhadnout počet časových razítek potřebných v jednotlivých měsících (na tom závisí cena) a instalovat technické řešení. V rámci služby SecuStamp není zapotřebí nic takového řešit. Uživatel se prostě zaregistruje a může začít pracovat.
Na portálu SecuStamp si uživatel může stáhnout aplikaci Software602 Print2PDF, což je pokročilý nástroj pro převod do různých verzí formátu PDF, úpravu dokumentů, připojování elektronických podpisů a časových razítek. Pro širokou veřejnost je zdarma a zdarma je i první dávka časových razítek. Často využívanou funkcí portálu SecuStamp je i kontrola dokumentů. Ověření platnosti elektronických podpisů a časových razítek totiž vyžaduje některé speciální technické znalosti a komunikaci se všemi kvalifikovanými certifikačními autoritami. V rámci Portálu SecuStamp ovšem stačí dvě kliknutí a uživatel obdrží srozumitelný posudek, jak na tom dokument je. Ověřování probíhá podle stejné metodiky a je realizováno stejnou technologií jako na stanovištích Czech POINTu.
V každém případě není nic snadnějšího než služby SecuStamp vyzkoušet. Jak už bylo uvedeno, stačí k tomu jednoduchá registrace a první dávka časových razítek je zdarma.
Služby portálu SecuStamp a aplikace Software602 Print2PDF zahrnují:
- Kontrolu dokumentu a srozumitelný posudek, jak je to s jeho platností
- Nástroj pro snadný převod dokumentů do formátu PDF
- Nástroj pro připojení elektronického podpisu
- Připojení kvalifikovaného časového razítka
Více informací na www.secustmap.com