Důvodem uložení sankce zadavateli za porušení zákona při zadávání veřejné zakázky v objemu téměř 32 mil. Kč bylo stanovení příliš krátké lhůty pro podání žádostí o zadávací dokumentaci, které mohlo podstatně ovlivnit výběr nejvhodnější nabídky, resp. vliv na okruh dodavatelů přicházejících v úvahu k podání nabídky.
Zahájení zadávacího řízení bylo v informačním systému o veřejných zakázkách zveřejněno v pátek 6. 8. 2010, přičemž lhůta pro podání žádosti o zadávací dokumentaci končila v soboru 7. 8. 2010 v 9.00. Potenciální dodavatelé tak měli na doručení žádosti pouze jediný den.
Ke zpracování nabídky na tuto veřejnou zakázku byla zadávací dokumentace nezbytná. Lhůta pro žádosti o dokumentaci podle zákona končí 12 dní před lhůtou pro podání nabídek. Zadavatel tedy musí stanovit obě lhůty s ohledem na složitost zakázky tak, aby měli uchazeči dostatek času si dokumentaci vyžádat a podle ní zpracovat své nabídky.
V prošetřovaném případě zadavatel obdržel 14 žádostí o dokumentaci, další dvě přišly po vypršení lhůty, zadavatel je však odmítl. Dle názoru Úřadu mohl zadavatel v případě přiměřeně dlouhé lhůty pro žádosti o dokumentaci obdržet nabídky od většího počtu dodavatelů.